|
Yazar Oğuz Kemal ERKMAN
|
|
Çarşamba, 07 Temmuz 2004 |
- ZAMAN YÖNETİMİ
- MALİYET YÖNETİMİ
- KALİTE YÖNETİMİ
- DEĞİŞİM YÖNETİMİ
- RİSK YÖNETİMİ
- SORUN YÖNETİMİ
- SAĞLAYICI YÖNETİMİ
- MÜŞTERİ YÖNETİMİ
- İLETİŞİM YÖNETİMİ
- TEST VE TAKİP YÖNETİMİ
- ÇÖZÜM ÜRETİMİ
- FAZ DENETİMİ VE RAPORLAMA
Proje Sunumu - Projeyi İzleme ve İnceleme (Proje Yönetimi)
- Kıdemli yöneticiler ve eğer varsa proje sponsoru ve proje yönetim kurulu tarafından da onaylanan net bir proje yönetimi izleme ve inceleme yöntemi belirleyin.
- Kurumunuzun yönetim yapısı ve proje yönetimi izleme ve kontrol yapısıyla uyumlu olmasını sağlayın. Eğer durumun böyle olduğundan emin değilseniz, kıdemli yönetim arayışına girin.
- Projenin başlarında nelerin, ne şekilde ve ne sıklıkta izleneceğini belirlemiş olun.
- Sadece denetleme amacıyla değil, değişiklikleri izlemenizi sağlayan belgelere sahip olduğunuzdan da emin olmak için projenizle ilgili doğru kayıtlar tutun.
- Planlı forma karşılık bir de güncel form kullanın. Oluşturması kolaydır ve para ve zaman açısından belirli görevlerde nasıl ilerlediğinizi izlemenize olanak tanır. Bu formları aşama incelemelerinize ekleyin.
- Sponsorunuzla birlikte gerekli kontrol türünü belirleyin. Kontrol gevşek mi yoksa sıkı mı ya da bunların bir karışımı mı, örneğin başta sıkı, ortada gevşek ve sonunda yine sıkı mı olmalıdır. Geliştirdiğiniz sistemin amaçladığınız kontrol türünü yansıttığından emin olun.
- Proje değişiklikleri için bir sistemde anlaşın - izleme ve onay değişiklikleri konusunda uzlaşılmış bir sisteminiz olsun. Değişikliği aktif hale getirmeden önce, değişiklik kontrol formları hazırlayın ve sponsorunuzun imzasını alın. Değişikliğin, proje kapsamında olduğu kadar “temel hareket ettirici” üzerinde kalite, maliyet ve zaman açısından yaptığı etkiyi araştırın.
- Özellikle büyük projelerde, proje kalitesinden sorumlu olacak birine başvurun. Uzlaştığınız aşama tarihlerinde istemciyle birlikte kaliteyi resmi olarak inceleyin.
- Sponsorunuzun olmadığı durumlarda değişikliklere kimin onay vereceğini kesin olarak belirleyin. Bu konuda anlaşmaya varmadıysanız, onay verecek kişi olmadığında ne yapacaksınız?
- İlerlemeyi gözden geçirmek için yapılan proje toplantılarına zaman sınırlaması koyun. Her bir konunun zamanının belirlenmiş olduğu bir gündeminiz olsun ve toplantının sonunda her konuyu özetleyin.
- Gündemdeki her maddeye göre eylem noktası üretin ve toplantıdan sonra 24 saat içinde dağıtın. Bu eylem noktalarını bir sonraki gündemin oluşturulmasında yardımcı olarak kullanın.
- Zaman çizelgesinde yer alıp almadığını kontrol ederek, maddeleri kritik yolda gözden geçirin. Riskleri, paydaşlarınızı, iletişim planlarınızı ve bütçeye, kalite standartlarına uyarak tam zamanında teslim gerçekleştirecek durumda olup olmadığınızı gözden geçirin.
- Bir hoşgörü oranı belirleyin ve izleyin, ör: %±5 hoşgörü. %5 sınırı içinde olduğunda resmi olarak raporlamanıza gerek olmadığı anlamına gelmektedir. Eğer %5 sınırını (gider ve zaman) geçerse, o zaman bunu anlaşmalı kişiye rapor etmeniz gerekir ki bu olasılıkla sponsorunuz olacaktır.
- Aşamanın bitişine göre ilerlemeyi raporlayın – zaman çizelgesine göre mi ilerliyorsunuz ? Zaman, gider ya da kalite ne durumda? Eğer bir şey zaman çizelgesine uygun değilse, bunu yerine getirmekle yükümlü kişinin işi zamanında, bütçe dahilinde yapmak için veya doğru kalite standardını yakalamak için yöntemler önermesini sağlayın.
- Kaygıya yol açabilecek konuları kaydetmek için sorun kayıt sistemi geliştirin. Bunu proje toplantılarında inceleyin.
- Projenizi gözden geçirirken, halihazırda orijinal proje yararlarını yerine getirip getirmediğinize bakın. Eğer öyle değilse, yeni kapsam oluşturma ya da projeden vazgeçme üzerinde düşünün. Projeden vazgeçmekten çekinmeyin. Vazgeçmek değerli zamanı, parayı ve kaynakları gereksiz bir şey için harcamaktan daha iyidir. Eğer bir projeyi başta kapatırsanız, öğrendiklerinizi belirlemek için proje gözden geçirme toplantısı düzenleyin.
- Temel sorunları vurgulayan tek-sayfalık raporlar hazırlayın. Rapor yazmadan önce sponsorla dahil edilecek alanlar konusunda anlaşmaya varın.
- İzleme sürecini desteklemek için bir dizi şablon kullanın, örneğin: aşama raporlama, değişiklik kontrolü, güncel sorun kaydı, planlanana karşılık gerçekleşen gibi. Daha fazla bilgi için
Bu posta adresi spam botlara karşı korumalıdır, görebilmek için Javascript açık olmalıdır
ile bağlantıya geçin.
- Nasıl ilerlediğinizi örnekle göstermek için trafik ışıklarını kullanın: kırmızı, sarı ve yeşil. Bunları aşama raporlarıyla bağlantılı olarak kullanın.
- Özel görevler, aşamalar veya kritik bir etkinliğe göre dürüst bir raporlama yapın. Raporlamada dürüst davranmıyorsanız sonuçlarını düşünün.
|
|
Son Güncelleme ( Salı, 04 Aralık 2007 )
|
