• OLUR DURUMU
  
• FİZİBİLİTE ÇALIŞMASI
  
• GÖREV TALİMATI – PROJE AMACI, KAPSAMI, GEREKÇESİ, ÇÖZÜMLER
• VASIFLI PROJE EKİBİ İŞE ALIM VE GÖREVLENDİRME
• PROJE OFİSİ – TEKNİK DÜZENEK
  
• FAZ DENETİMİ VE RAPORLAMA

Proje Yönetimi Önerileri

İşe Başlarken - Başlangıç

• Projeleriniz için somut bir olurluk incelemesi geliştirin Projeye başlamadan önce kıdemli müdürün onayını aldığınızdan emin olun.  Araştırmalar bir çok projenin geçerli bir neden ya da açıklama olmaksızın başladığını gösterir. Olurluk incelemesi geliştirmek projenin üzerinde çalışmaya değer olup olmadığını saptayacaktır.
• Projenizin kurumsal ve bölümsel temel gündeme uygun olduğundan emin olun. Yoksa neden yapılsın? Öncelik projelere sadık kalın.
• Başlangıç aşamasında yüksek düzeyde risk analizi yapın. Burada daha çok temel risklere odaklanarak fazla ayrıntıya girmekten kaçının.
• İlk aşamada temel paydaşları saptayın.  İş olurluk aşamasında onlara danışmaya ve katılımlarına ne ölçüde gereksiniminiz olduğunu gözden geçirin. Eğer gerekliyse kıdemli müdürlerden tavsiye alın.
• İş olurluğunu ortaya koyarken mali danışmanların katılımını sağlayın. İş olurluğuna güvenilirlik kazandıracak hesaplamalar konusunda büyük destek olabilirler.

• Yazılı bir proje tanımlama raporu (bazen PID denir) hazırlayın ve bunu paydaşları bilgilendirirken kullanın.  Bu belge sizin proje yürütme ‘sözleşmenizdir’ ve tüm katılımcılara dağıtılmalıdır.
• Proje tanımlama raporunu hataları önlemek için kullanın. Gözden geçirme sürecinde onu kullanarak proje kapsamının dışına çıkılmasını önleyin.
• Proje kapsamında nelerin yer alıp nelerin yer almayacağını ayrıntılı olarak saptayın. Yer almaması gereken alanlarda çalışmakla zaman harcamaktan kaçının - bunları PID içeriğinde belirtin.
• Projenizde kimin hangi görevi üstleneceğini saptayın. Bunları PID içinde belgeleyin.Herkesin ne yapacağını gösteren bir paragrafa yer verin.
• Projede 'kim neden sorumludur' konusunu saptayın. Örn: ‘proje iletişimi AD'nin sorumluluğudur’ gibi.  Bu proje süreci başlamadan şüphelerin azaltılmasına yardımcı olur.
• ‘Takım Seçimi’ üzerine düşünün - takımınızda kimlerin olabileceğine dair fikir verin.  Bu kişilerin görevlerini yapmak için yeterli beceriye sahip olup olmadıklarını araştırın.  Eğer değillerse, doğru eğitimi almalarını sağlayın. Proje süresinde zaman açısından uygun olup olmadıklarını kontrol edin.
• Proje müdürleri grubu oluşturun.  Proje müdürlüğü görevinde bazen çok yalnız kalınabilir!Bir Proje müdürleri grubu kurarak birbirinize destek olun.
• Projenizden etkilenen ve yararlanan paydaşları belirleyin.  Bu düzenli olarak güncellenmesi gereken derinlemesine bir analiz gerektirir.
• Proje sürecinden önce projeyi harekete geçiren konuyu tanıyın.  Kalite yükseltme, maliyet düşürme ya da belli bir tarihe yetiştirme gerekliliği mi? Bunlardan sadece birini kapsayabilirsiniz. Sponsor ile projeyi harekete geçiren konuyu tartışın ve proje süresince buna bağlı kalın.  Özellikle projeyi izlerken ve gözden geçirirken “harekete geçireni” aklınızda tutun.
• Temel paydaşlar, sponsor, proje müdürü ve proje takımı ile bir başlangıç toplantısı (Başlangıç Atölyesi) düzenleyin.  Bu toplantıyla PID (Proje Bilgi Dökümanı) gelişimine katkı sağlayın. (bak. Öneri 6).  Projeyi genel olarak planlayın ve riskleri saptayın.  Uygun olursa her yeni aşamadan önce yeni bir toplantı düzenleyin.
• Proje Tanımlama Aşaması boyunca projeyi denetleyin ve bu süreçte sponsorunuzun ve kıdemli müdürünüzün katılımını sağlayın.  Olurluk incelemesi konusunda ilerlemeyi kontrol etmeyi unutmayın.